Queres ganhar tempo e organizar a tua vida ? ( Ferramentas e Apps que uso)

Queres ganhar tempo e organizar a tua vida -

Em primeiro lugar gostaria de relembrar que duas das minhas empreendedoras preferidas, a Karine Drumond e a Priscila Valentino da Negócio de Mulher, têm abertas as inscrições para um curso MA-RA-VI-LHO-SO que eu fiz, e para o qual colaborei com algumas dicas sobre organização de rotinas, que recomendo vivamente, o Realize sua vida, no qual podes fazer a inscrição até ao dia 25 de Maio. Através deste linkRealize Sua Vida.

Miúda, passa pelo website e esmiúça-me o conteúdo com atenção, tem dicas preciosas e um mini-curso com três aulas em vídeos, totalmente gratuitas, que já te vão ajudar imenso.

Em segundo lugar, e no seguimento do artigo que partilhei contigo na semana passada, aqui vai uma lista das Apps e ferramentas que uso diariamente para deixar a minha vida mais organizada.

  • Agenda em papel – personalizada por mim onde anoto o que vou fazer diariamente e alguns apontamentos importantes que surjam ao longo do dia. Fico entusiasmadíssima na altura de comprar uma nova agenda, e este ano estou a usar esta:
  • Post-its – Para colar na agenda, na capa do telemóvel, ou onde me apetecer. Além de serem engraçados e coloridos, são óptimos para relembrar aquele assunto de última hora que ainda tem que ficar resolvido hoje, para colar alguma anotação extra que já não cabia na agenda, ou que passa de dia para dia à espera de tempo para ser resolvida. Também uso para marcar insights de livros que quero passar para o meu journal, ou alguma frase que ouvi e me marcou.
  • Gravador de voz do telemóvel – Para alguma ideia de última hora relacionada com os meus projectos, ou algo importante que preciso de esclarecer numa reunião.
  • Printables feitos por mim – Para as compras de supermercado, ementa semanal, registo dos pagamentos mensais (ginástica, natação do João, luz, água, etc.) e tarefas relacionadas com a casa.
  • Onenote – Para criação de projectos, como um post no blog, um ebook, uma viagem que quero fazer. É fácil de usar e tem uma organização por páginas muito simpática que permite incluir diversos formatos (áudios, vídeos, imagens, tabelas e gráficos) num só documento.
  • Onedrive, Google Drive – Vou tendo sempre alguns documentos armazenados na nuvem, especialmente os de trabalho que preciso consultar em diferentes locais e dispositivos.
  • Wetransfer – Veio resolver os problemas de emails recusados porque o tamanho é excessivo. Permite transferir, para um ou vários utilizadores qualquer tipo de ficheiro até 2 gb, usando um simples link de transferência.
  • Google Calendar – Agendo todos os compromissos como consultas médicas, aniversários, actividades do meu filho e eventos familiares que sejam passíveis de ajuste com os meus. Esta ferramenta é fantástica porque está sincronizada entre o telemóvel, o computador e podemos dar acesso a quem quisermos (marido, assistente, etc.), para consultar a qualquer momento e assim evitar sobreposição de marcações.
  • Evernote – Tenho várias listas permanentes no evernote (também está sincronizado) que vou editando. Assim, onde quer que esteja, se na pior das hipóteses só tiver o telemóvel, nunca me vai faltar saber o que poderia para fazer. No Evernote organizo-me por temas e locais, de acordo com o exemplo:
    • Locais – Uma vez que tenho um trabalho e vida social que implica pelo menos 5 localizações diferentes uso as seguintes listas por localização (Lisboa, Vendas Novas, Montemor e Évora). Aqui preencho as categorias com coisas que preciso comprar ao fim de semana, burocracias que preciso de ir tratar. O que isto faz é rentabilizar as minhas viagens, porque muitas vezes consigo acumular 4 tarefas por local o que já justifica a deslocação.
    • Temas – Livros que quero ler, websites úteis que descobri, músicas que gostei de ouvir, lugares que quero visitar, compras a fazer, wishlists. Estas listas permitem-me poupar imensooo tempo. Não me ocorrer onde ir almoçar com uma amiga, querer comprar um presente para o João e não saber o que lhe faz falta para vestir, ou chegar aos meus anos e não saber o que me podem oferecer, são coisas do passado. Com estas listas e um pouco de atenção, todos esses probleminhas estão resolvidos. Acredita, é mesmo útil!

Além disso permite digitalizar documentos, facturas, cartões-de-visita e partilhá-los com outras pessoas

  • Inbox – É uma app que se usa com o gmail, que permite adiar os emails para vários horários e dias da semana. Ou seja, podes “correr” a caixa de email em 5 minutos, ver se há algo importante e caso queiras deixar para ver à noite, ou na quinta feira podes faze-lo pois o email aparece no inicio da caixa, reenviado para ti, não fica a pertencer à lista interminável de emails abertos e não lidos.
  • Unroll me – Esta ferramenta também é muito útil para evitar que a nossa caixa esteja sempre cheia de emails que não interessam. Pois permite “des-subscrever” das neswsletters que já não queres receber. Antes do João nascer, tinha muito tempo livre para seguir inúmeros blogs, agora a minha lista é de menos de 10. Houve alturas em que aproveitei promoções de sites como Odisseias, groupon, etc. Basicamente depois do registo a minha caixa era inundada de promoções diárias, semanais e mensais, com esta ferramenta isso deixou de acontecer o que poupa imenso tempo e evita que se percam emails importantes no meio dos outros.
  • Spotify – A minha App de eleição para ouvir música no computador. Selecionas playlists de acordo com o teu mood, o trabalho que estás a realizar ou simplesmente crias uma com os teus músicos preferidos. A partir daí, o ceú é o limite. A App sugere-te outros cantores ou bandas baseada nas tuas escolhas musicais, notifica-te quando há músicas novas e ainda podes seguir as listas dos teus amigos. Neste momento não tenho a versão paga, por isso infelizmente tenho que ouvir publicidade, é o único inconveniente que tenho a apontar.

Se por acaso tiveres vontade de receber esta lista numa versão mais bonita, deixa-me um comentário abaixo, ou envia um email para diana@smartmommys.com e terei todo o prazer em enviar-te a versão em acrobat desta lista, com os links todos para guardares no teu computador/tablet/telemóvel. Se estás a pensar naquela amiga, que com certeza iria beneficiar deste post, não penses, partilha o link com ela.

Até breveJ

 

Truques de organização e um curso de sonho – Realize sua vida

Truques de organização e um curso fabuloso

Muitas pessoas perguntam-me como consigo ter tempo para tudo? Na realidade, não tenho para TUDO o que gostaria, de facto, habituei-me a rentabilizar o meu tempo ao máximo.

Para isso tenho alguns truques que desenvolvi a nível pessoal, e nos quais fui insistindo, porque é preciso disciplina e determinação diária, mas acredita depois de ver resultados,  é fácil cumprir, como qualquer coisa que nos faz feliz e nos traz uma sensação de realização maravilhosa.

Para quem não me conhece, trabalho como engenheira numa exploração de vocação pecuária e agro-florestal familiar. E como “quem trabalha no campo” sabe, o volume de trabalho é irregular, há momentos em que tenho que me levantar ás 6:00 da manhã, e trabalhar até me deitar, e outros em que existe flexibilidade para começar por volta das 10:30. Há dias em que vou para serviços públicos (como salas de parcelário) e espero 4 horas, outros que faço deslocações de 300 km, e outros (os meus preferidos) em que estou pelo campo rodeada de animais e natureza até ao pôr-do-sol. Enfim, se não fosse rigorosa e disciplinada , tenho a certeza que não dava conta de tudo o que tenho para fazer e sentia-me muito triste, como aconteceu algumas vezes nos primeiros anos de trabalho.

Hoje vou partilhar por aqui esses hábitos que me tornaram mais produtiva e as minhas ferramentas preferidas para ajudar a que tudo isto seja possível diariamente. Aqui estão alguns truques de gestão do tempo, definir prioridades e manter-me motivada que aplico diariamente, espero que te ajudem.

  • Planeio exaustivamente e faço constantemente listas de tudo o que tenho para fazer. Desde o que precisa de ser comprado no supermercado ou na farmácia, até aos meus projectos mais importantes. Vários estudos confirmam que tudo o que é escrito tem muito mais probabilidades de ser concretizado.
  • Rentabilizo cada saída. Se já sei que vou buscar o meu filho ás 18:00, planeio tudo para passar no supermercado 20 min antes, porque sem crianças fazer compras é muito mais fácil, além disso sempre que possível escolho horas (de menor frequência) para ir a sítios que sei que são complicados (exemplos: a farmácia está vazia por volta do meio dia, a maioria dos serviços públicos são excelentes logo ás 14:00 ou ás 8:50 da manhã, os correios fora do final do mês, etc).
  • Aproveito as manhãs para as decisões mais importantes e para as avaliações mais exigentes mentalmente. Para mim é de manhã que tenho a cabeça fresca, por isso se preciso de fazer algo que exige muita concentração, nunca deixo para o fim do dia, quando já estou cansada. É cedo que sou mais criativa e me ocorrem as melhores ideias.
  • Defino as minhas metas/objectivos e o que é importante para mim. Este é um truque preciosíssimo! Quantas vezes perdemos tempo a resolver “merdices”, e coisas que interessam aos outros, mas não nos aproximam minimamente de realizar os nossos sonhos? Na realidade, isso só acontece porque não sabemos o que é realmente importante, PARA NÓS. Assim que sabemos isso, torna-se muito mais fácil dizer NÃO, ao que não nos aproxima dessa realidade. Um exercício muito bom que me ajudou bastante é os quadrantes de prioridades do Dr. Stephen R. Corvey, que era um especialista em prioridades, gestão do tempo que escreveu um livro excelente e sucesso mundial “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes”. Podes ver o  exemplo abaixo ( créditos das imagens: blog.mundopm.com.br, blog.viktormota.adm.br) e fazer o download da grelha para preencher aqui.
  • gestao-tempo-matriz

 

Quadrantes Covey2

 

  • Uso a técnica de pomodoro inumeras tarefas, especialmente as mais aborrecidas. Esta técnica, de forma simplificada, consiste em trabalhar em algo em blocos de 25 min sem distrações (notificações, espreitar redes sociais, mensagens, etc), seguido de pausas de 5 ou 10 min. É excelente para projetos demorados, ou tarefas chatas que não gostas de fazer, porque 25 min aguentam-se bem. Se o fizeres duas vezes por dia e usares um sistema de recompensa no periodo de pausa 5 min (ir à janela, comer um snack, ler um artigo, espreitar uma rede social), já trabalhaste 50 min para 10 de distração. Podes consultar mais informação no link do final
  • Planear com antecedência e deixar pequenas aberturas para imprevistos. Imprevistos acontecem, crianças adoecem, carros avariam e por vezes temos que mudar de planos à ultima da hora. Eu tento deixar “alguma folga”, para não perder a cabeça nessas situações, por exemplo, evito marcar dois compromissos muito importantes no mesmo dia (em locais muito diferentes). Só para ficares com uma ideia uma vez tive uma reunião em Lisboa depois do almoço, estava péssimo tempo e houve uma mega manifestação. Isto atrasou o meu regresso a Vendas Novas em três horas. O meu filho ainda estava no berçario, e o pai dele tinha uma auditoria (telefone desligado) a 50 km da cidade onde vivemos. A minha mãe, e irmãs vivem em Lisboa. O meu pai estava comigo e a familia paterna do Tó também vive a 50km. Resumo da Ópera, comecei a hiperventilar, a achar que o João ia ficar abandonado na creche. Se não fosse a educadora (a querida Melita), acalmar-me ao telefone e disponibilizar-se para o levar para casa, onde o fui depois buscar, senão não sei o que seria de nós.
  • Definir horários para distracções. Elas também fazem falta e é difícil viver sem um saltinho ao facebook, ou uma espreitadela naquela notificação que vibrou no telemóvel. Tenta arranjar uma janela horária para o fazer (depois do almoço, podes chegar 10 min antes para isso). Não o faças constantemente, senão além de te desconcentrares não consegues cumprir o que tens para fazer.
  •  Fazer multitasking do bom. O nosso cérebro não está preparado para fazer várias tarefas que exerçam competição entre elas ao mesmo tempo (como guiar e falar ao telefone!!!), mas por exemplo, correr e ouvir um podcast já não tem qualquer problema. Deixar uma sopa a fazer na bimby e arrumar um cesto de roupa idem, ou ver tv e fazer pares das meias lavadas. São tudo actividades que faço “ao mesmo tempo”.

Se amas realização e organização e leste este post até agora tenho uma surpresa maravilhosa. A Karine e a Priscila da Negócio de Mulher, que são duas empreendedoras criativas especialistas em empreendedorismo feminino, que se dedicam a ajudar as mulheres a tirar projectos do papel estão com um curso online maravilhoso, de oito semanas, que eu fiz, voltarei a fazer e recomendo MUITO. É pensado para nos ajudar a realizar mais e melhor na nossa vida.

Compreende temas como Auto-conhecimento, organização do espaço de trabalho e da rotina, definição de metas e objectivos, elaboração de um plano de acção. E tem uns bónus incríveis (ebooks, separadores, tabelas para imprimir e preencher, testemunhos e video-aulas de experts), enfim o sonho de uma rapariga desejosa de por ordem na sua vida e concretizar algo especial.

Podes consultar tudo neste link Realize sua vida, se quiseres experimentar ela disponibilizam material gratuitamente num mini curso gratuito, para que possas avaliar a qualidade do curso. Eu colaborei com um testemunho sobre organização e posso atestar, para quem gosta do tema e precisa de um empurrão, porque sozinha acaba por não cumprir, é perfeito. Atenção que as inscrições encerram a 25 de Maio, e até dia 18 há um desconto!

Na próxima semana volta, para partilhar contigo o meu plano de Acção e ferramentas úteis que me ajudam a cumprir estas regras. Não percas!

 

Tecnica de Pomodoro – o que é? Clique aqui